Rapat atau meeting menjadi salah satu rencana rutin yang pasti ada di setiap kantor, baik offline atau pun daring. Tidak jarang meeting menjadi yang paling dihindari karyawan karena dianggap membosankan dan seringkali dengan suasana serius atau tegang. Tapi tidak lagi dengan hadirnya virtual office Jakarta.
Tren kantor virtual semakin menyebar dan membuat perusahaan serviced-office semakin banyak di Indonesia seperti salah satunya pace-official.com. Lantas, apa hubungannya perusahaan ini dengan cara anti bosan saat meeting kantor? Temukan jawabannya di bawah ini.
Cara Membuat Meeting Kantor Lebih Menyenangkan
1. Jangan Terlalu Sering
Rapat seringkali membahas hal serius dan tidak jarang karyawan harus mempersiapkan sesuatu ketika rapat. Jika terlalu sering diadakan maka bisa memicu stress pada karyawan dan membuat malas atau enggan datang ke rapat. Jadi buatlah jadwal meeting yang tepat misalnya 1x saja dalam sebulan.
2. Durasi Singkat
Buat durasi rapat sesingkat mungkin misalnya 60-90 menit. Durasi rapat yang sangat lama bisa menimbulkan kebosanan, memicu ketegangan, dan rasa tidak nyaman bagi karyawan. Selain itu, selama rapat pastikan untuk fokus pada pembahasan utama secara singkat tapi jelas agar rapat tidak lama.
3. Jadwal Meeting Harus Jelas
Buatlah jadwal meeting yang jelas dan secara rutin. Hindari juga untuk mengadakan rapat dadakan agar tidak menimbulkan kepanikan bagi karyawan dan bisa membuat persiapan rapat menjadi tidak maksimal atau terburu-buru. Rapat dadakan seringkali membuat hasil rapat menjadi kurang optimal.
Jadwal rapat juga harus tepat misalnya di awal atau pertengahan bulan. Hindari rencana rapat akhir bulan karena biasanya akhir bulan banyak kesibukan di kantor. Sebarkan jadwal rapat yang sudah ditentukan kepada semua karyawan yang harus hadir agar karyawan bisa mempersiapkan diri dari jauh-jauh hari.
4. Ganti Tempat
Sesekali, adakan meeting di luar kantor agar tercipta suasana dan pengalaman yang berbeda, misalnya di tempat makan, cafe, atau meeting room di PACE.
Perusahaan ini juga menyediakan virtual office Jakarta Pusat, shared office, serviced office, dan flexible workspace dengan harga ramah anggaran tapi berfasilitas lengkap.
5. Sediakan Snack
Tambahkan minuman dan camilan ringan selama rapat untuk membuat peserta rapat lebih nyaman dan tidak mudah bosan, misalnya bolu, kue kering, wafer, kopi, teh, dan sebagainya.
6. Humor
Buat suasana yang lebih nyaman dengan sesekali melemparkan humor. Hal sederhana ini bisa mengurangi ketegangan dan kebosanan para peserta rapat.
Katakan selamat tinggal pada suasana meeting kantor yang menegangkan, membosankan, dan seringkali mencekam dengan menerapkan sejumlah tips di atas. Jika membutuhkan meeting room atau virtual office bisa memilih PACE.